Mitarbeiter App Vergleich: 10 fundamentale Fragen

10 grundlegende Fragen zur Auswahl Ihrer perfekten Mitarbeiter-App

Je größer die Auswahl, desto schwieriger die Entscheidung. Diese Situation kennen wir alle und irgendwann kommt man eben an einem Punkt, an dem man sich einfach entscheiden muss. Guter Rat ist dann teuer – oder auch nicht?

Wenn Sie sich bereits dafür entschieden haben, eine Mitarbeiter App für Ihre interne Kommunikation zu verwenden und nun die verschiedenen Angebote am Markt vergleichen, werden Sie sicher feststellen, dass sich die meisten Apps auf den ersten Blick in Funktion und Aufbau sehr ähneln.

Es ist daher ratsam einen zweiten Blick auf die einzelnen Angebote der Mitarbeiter Apps zu werfen. Um Ihnen diesen Vergleich und letztlich die Entscheidung einfacher zu machen, haben wir 10 fundamentale Fragen zusammengestellt, auf die Sie zufriedenstellende Antworten finden sollten:

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1. Wie viele Funktionen bietet mir die Mitarbeiter-App?

Das Marktangebot an Mitarbeiter-Apps ist mittlerweile groß und beginnt bei einfachen Softwarelösungen mit nur wenigen Features bis hin zu umfangreichen und individuell anpassbaren Systemen. Wenn Ihre mobile Intranet-App beispielsweise nur einen Nachrichtenkanal und einen Chat benötigt, finden Sie zahlreiche Anbieter zur Auswahl. Sobald jedoch zusätzliche Anforderungen hinzukommen sollen, wird die Auswahl bereits deutlich eingeschränkter.

>> Sind alle gewünschten Funktionen schon in der Basisversion?
Sofern Sie schon konkrete Vorstellungen haben, was Ihre Mitarbeiter-App können muss, machen Sie sich eine grobe Liste. Dann vergleichen Sie, welche App Ihre individuellen Wünsche bereits mit den Standardfunktionen erfüllen kann. Denn im besten Fall benötigt eine Mitarbeiter-App keine zusätzliche Individualprogrammierung.

2. Was und wie viel erhalte ich für jeden investierten Euro?

Nicht nur bei kleinen Unternehmen ist das Budget ein Entscheidungskriterium. Denn warum sollte zu viel Geld in ein Produkt investiert werden, das auch günstiger zu erwerben ist. Zu hohe Investitionskosten können zudem die Entscheidungsebene abschrecken und das Social-Intranet-Projekt in eine unabsehbare Zukunft verschieben. Die meisten Anbieter bieten die Mitarbeiter-App auf Basis eines Abo-Lizenz-Modells an. Das ist auch wesentlich günstiger, als sich eine App individuell programmieren zu lassen. Die Lizenz ist dann monatlich auf Basis der Nutzeranzahl fällig. Dazu kommt meist noch eine einmalige Einrichtungsgebühr, die oft je nach Projektumfang kalkuliert wird.

>> Achten Sie auf versteckte Kosten!
Bei der Auswahl Ihres Anbieters ist daher anzuraten, sich diese Preismodelle im Detail anzusehen, denn hier lauern oft versteckte Kosten, die das Budget in ungeahnte Höhen treiben können. Beispielsweise werden in der Praxis gerne mit der offerierten Lizenzgebühr nur wenige Basisfunktionen angeboten. Will man jedoch mehr essentielle Funktionen in der Mitarbeiter-App (Befragungstool, Mehrsprachigkeit, etc.), muss man mit zusätzlichen monatlichen und nicht unerheblichen Mehrkosten rechnen. Idealerweise finden Sie einen Anbieter, bei dem bereits alle Funktionen (auch zukünftige) mit einer Lizenz abgegolten sind. Fragen Sie auch nach dem Support und in welcher Form dieser in den Basiskosten inkludiert ist. Je transparenter der Anbieter alle Preise darstellt, desto einfacher wird Ihre Kalkulation sein und Sie können davon ausgehen, dass Sie sich stets im budgetären Rahmen befinden.

3. Wie einfach gestaltet sich die Einführung der Mitarbeiter-App?

Die Bedeutung einer unkomplizierten Implementierung der richtigen Intranet-Lösung wurde besonders während der Corona-Krise deutlich. Aber nicht nur in Krisenzeiten sind langwierige Angebotszyklen und aufwendige Installations- und Einrichtungsprozesse kontraproduktiv und kostenintensiv. Daher ist es sinnvoll zu erfragen, wie einfach die gewünschte Form der Mitarbeiter-App verfügbar gemacht werden kann. Der Umfang des erforderlichen Aufwands für den Installationsprozess eines Anbieters kann übrigens auch ein Indikator dafür sein, wie zeitgemäß die angebotene Software ist. Moderne Software ermöglicht in der Regel einen schnellen und unkomplizierten Start. Übrigens bietet LOLYO, als eine der wenigen Mitarbeiter-Apps weltweit, die Möglichkeit zur Online-Buchung und einen Start innerhalb weniger Minuten.

4. Wie sieht es mit der Integration von Drittsystemen und individuellen Anpassungen aus?

Jedes Unternehmen hat spezielle Anforderungen und Vorstellungen für die interne Kommunikation. Besonders dann, wenn die Mitarbeiter-App als Hauptzugang zu allen digitalen Diensten des Unternehmens dienen soll, sollte die Integration von Drittsystemen unkompliziert sein. Im besten Fall können Sie sogar selbst die gewünschten Dienste integrieren. Daher ist es wichtig, sich über die Möglichkeiten der Mitarbeiter-App in Bezug auf Integration informieren zu lassen. Bedenken Sie auch die Möglichkeit, dass sich mit den Standardfunktionen der Mitarbeiter-App vielleicht nicht alle Ihre Wünsche erfüllen lassen. In solchen Fällen sollte die Möglichkeit einer individuellen Anpassung oder Programmierung gegeben sein.

5. Werden alle Kosten sofort und transparent vermittelt?

Wie bereits erwähnt, sollte die Kostentransparenz ein entscheidendes Kriterium für Ihre Entscheidung sein. Im besten Fall sind alle Preise bereits auf der Website des Anbieters übersichtlich und leicht nachvollziehbar dargestellt. Leider ist dies in der Praxis selten der Fall, und die Gründe hierfür können nur vermutet werden (möglicherweise aus Angst vor abschreckender Wirkung aufgrund hoher Kosten). Ein Anbieter wird jedoch als vertrauenswürdiger angesehen, wenn er von Anfang an offen und transparent in Bezug auf die Kosten agiert.

>> Achten Sie unbedingt auf die Abrechnungsdetails!
Beachten Sie dabei insbesondere, dass Lizenzen bei einigen Anbietern häufig nicht nutzergenau abgerechnet werden und eine pauschale Vorauszahlung verlangt wird.

6. Ist die Datensicherheit und der Datenschutz (DSGVO) ausreichend?

Datenschutz und Datensicherheit sind in Bezug auf Mitarbeiter-Apps von entscheidender Bedeutung, da hier mit personenbezogenen Daten und betriebsinternen Informationen gearbeitet wird. Es ist daher unerlässlich sicherzustellen, dass die DSGVO-Richtlinien vollständig und rechtskonform eingehalten werden und dass die Datensicherheit zu jeder Zeit gewährleistet ist. Diese Informationen sind oft auf der Website des Anbieters verfügbar und sollten sorgfältig überprüft werden.

7. Ist die Mitarbeiter-App einfach zu bedienen und zu warten?

Der Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App hängt maßgeblich davon ab, ob Ihre Mitarbeitenden diese gerne nutzen. Daher sollte die Bedienung Ihrer Mitarbeiter-App intuitiv und unkompliziert sein. Achten Sie auf ein ansprechendes Design, das einladend wirkt und keinesfalls überladen ist. Die Benutzeroberfläche sollte den gewohnten digitalen Anwendungen ähneln, die die meisten täglich nutzen (z.B. soziale Netzwerke, Messenger, etc.).

>> Beachten Sie diese Schlüsselfaktoren: Mobile Benutzerfreundlichkeit und einfache Administration!
Bedenken Sie, dass die Informationsaufnahme auf Smartphones anders ist als auf dem PC. Smartphone-Nutzer sind ungeduldiger und erwarten schnellen Zugriff auf wichtige Informationen. Ordnerstrukturen, die Sie vielleicht vom Desktop-Computer kennen, können das Informationsangebot auf dem Smartphone unübersichtlich machen und sollten daher in der Mitarbeiter-App vermieden werden. Zusätzlich sollte der Schulungsaufwand für die Administration der Software sehr gering sein und im besten Fall intuitiv erfolgen. Es ist ratsam, die Software vor der Einführung in einer Demo zu testen. Kommen Sie in der Demo mit der Bedienung gleich zurecht, ist das schon die halbe Miete.

8. Ist die App auch für meine Mitarbeitenden attraktiv?

Studien zeigen, dass fast 90 % der Mitarbeitenden eine geringe emotionale Bindung zum Unternehmen haben, und jeder fünfte davon hat bereits innerlich gekündigt. Diese Tatsache betont die Notwendigkeit einer verbesserten internen Kommunikation. Allerdings kann dies auch eine Herausforderung bei der Einführung einer Mitarbeiter-App darstellen. Menschen benötigen einen persönlichen Anreiz, um sich für eine bestimmte Sache zu engagieren. Damit alle Mitarbeitenden Ihre Mitarbeiter-App installieren und nutzen, sollte sie einen klaren Mehrwert bieten, der über die verbesserte Informationsübermittlung hinausgeht.

>> Möglichkeiten für hohe Teilnahmeraten: Darauf sollten Sie achten!
Idealerweise sollte die App ein MITMACH-Booster bieten, wie es die Mitarbeiter-App von LOLYO macht. Hier werden Mitarbeitende für ihre aktive Teilnahme mit Punkten belohnt, die gegen Goodies eingelöst werden können. Exklusive Services, die nur über die App verfügbar sind, können ebenfalls die Teilnahme im mobilen Intranet fördern. Die Integration solcher Services sollte daher möglich sein. Wie im vorigem Punkt erwähnt, spielt auch das Design und die Benutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihrer Mitarbeiter-App.

9. Wird mein Corporate Design perfekt eingebunden?

Eine Mitarbeiter-App bietet eine effektive Gelegenheit, die emotionale Bindung Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen zu vertiefen und Ihre Arbeitgebermarke auf ein höheres Niveau zu heben. Allerdings setzt dies voraus, dass Ihr Corporate Design reibungslos in die App integriert werden kann. Bei Ihrer Suche nach einer geeigneten App sollten Sie daher darauf achten, dass das Einbinden Ihres Logos und Ihrer Firmenfarben einfach möglich ist und eine optimale Darstellung innerhalb der App gewährleistet ist. Im Idealfall sollte Ihr Logo auf jeder Seite des mobilen Intranets präsent sein.

10. Kann die App mit den Trends in der Arbeitswelt mithalten?

Es ist ratsam, auch die Zukunftsorientierung der App zu berücksichtigen. Achten Sie darauf, wie gut die App auf kommende Trends und Entwicklungen in der Arbeitswelt vorbereitet ist. Eine zukunftsfähige App sollte flexibel genug sein, um sich an Veränderungen anzupassen. Werfen Sie einen Blick auf die Häufigkeit von Updates und die kontinuierliche Weiterentwicklung der Apps. Eine aktive Entwicklungsarbeit deutet darauf hin, dass der Anbieter bestrebt ist, die App kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Dies ist besonders wichtig in Bezug auf aktuelle Themen wie künstliche Intelligenz (KI) oder Lernen (Learning), bei denen regelmäßige Updates entscheidend sein können, um den steigenden Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden.

Die richtige Mitarbeiter-App finden:
Ihr Schlüssel zu erfolgreicher interner Kommunikation

In der Suche nach der besten Mitarbeiter-App sind diese zehn entscheidenden Fragen Ihr Leitfaden. Die App, die Ihre Anforderungen am besten erfüllt und Ihre Erwartungen positiv beantworten kann, wird zweifellos als Sieger aus diesem Vergleich hervorgehen. Möge Ihre Suche erfolgreich sein, und möge die gewählte Mitarbeiter-App dazu beitragen, Ihre interne Kommunikation und die Bindung Ihrer Mitarbeitenden an Ihr Unternehmen auf ein neues Level zu heben. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg auf diesem Weg!