Viele Unternehmen verwenden in Ihrer internen Kommunikation Messenger, die nicht den gesetzlichen Datenschutz-Normen (DSGVO) entsprechen. Gerne wird auf Messenger wie z.B. WhatsApp zurückgegriffen, die bereits am Smartphone installiert sind. Darin werden dann fleißig firmeninterne Informationen ausgetauscht. Doch in der internen Kommunikation sollten die Informationen auch intern bleiben.
Spätestens nach dem aktuellen Zwangsupdate der Nutzungsbedingungen von WhatsApp, sollte es jedem klar sein, dass der Datenschutz in der internen Kommunikation nicht mehr auf die leichte Schulter genommen werden darf. Wer nicht möchte, dass firmeninterne Daten von Dritten gesammelt werden, sollte daher auf eine datenschutzrechtlich saubere Lösung setzen.
Unternehmensdaten als Ware
Messenger-Dienste wie z.B. WhatsApp sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Nicht nur im privaten Bereich, sondern auch im unternehmerischen Kontext zählen sie zu den wichtigsten Kommunikationsmitteln, da sie schnell und unkompliziert funktionieren. Unternehmen müssen bei der Entscheidung, welches Kommunikationsmittel sie für die interne Kommunikation verwenden, mehrere Aspekte beachten, wie z.B. die Sensibilität der übermittelten Daten, die Unternehmensstruktur und das Geschäftsfeld des Unternehmens. Die in Unternehmen genutzten Messenger-Dienste sollten unbedingt der Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) entsprechen, ansonsten drohen hohe Strafen.
Aktuell sprechen mehrere Gründe dagegen, gewisse Messenger-Dienste wie z.B. WhatsApp für die Unternehmenskommunikation zu verwenden, sei es intern unter Mitarbeitenden oder mit Kunden. WhatsApp beispielsweise kann auf alle Telefonnummern in der Kontaktliste zugreifen und sämtliche Kontaktdaten, die auf dem Smartphone gespeichert sind, an Server in den USA übermitteln, was nicht DSGVO-konform ist. Problematisch dabei ist, dass man WhatsApp die Daten ohne Zustimmung der jeweiligen Kontakte zur Verfügung stellt.
Mangelnde Privatsphäre auf WhatsApp
Wie sensibel die Datenschutz-Thematik ist, zeigt aktuell der Fall WhatsApp. Der Messenger der zum Facebook-Universum gehört, hat seinen Nutzern bis zum 08. Februar 2021 ein Ultimatum gestellt: Wer mit den neuen Nutzungsbedingungen nicht einverstanden ist, kann die App nicht mehr verwenden.
Dieses Zwangsupdate sorgt berechtigt für heftige Kritik. Experten befürchten, dass die Daten für Werbezwecke genutzt werden sollen. Die Daten der WhatsApp-Nutzer sollen an alle Unternehmen der Facebook-Gruppe weitergegeben werden, um individualisierte Werbung auf Social-Media-Plattformen zu schalten. WhatsApp hat zwar gehandelt und das Zwangsupdate auf den 15. Mai 2021 verschoben. Das verlängert die Frist, löst aber nicht das Problem.
Mitarbeiter-App als ideale Alternative zum Business-Messenger
Um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu bieten, rechtskonform und unkompliziert Daten, Informationen und Bilder auszutauschen, gibt es eine ideale Alternative: die Mitarbeiter App.
Stellen Unternehmen ihren Mitarbeitenden keine entsprechenden Kommunikations-Tools zur Verfügung, besteht die Gefahr, dass das Personal auf für sie bekannte Kanäle zurückgreifen wie z.B. WhatsApp. Mitarbeiter-Apps sind die Zukunft der internen Kommunikation. Das gesamte Unternehmen trifft sich auf einer zentralen Plattform und die Daten bleiben im Betrieb.
Die App bietet in Punkto Datenschutz größtmögliche Sicherheit, da die Unternehmensinformationen datenschutzkonform an einer zentralen Stelle innerhalb der EU (in Deutschland) gehostet werden und somit der DSGVO unterliegen. Außerdem werden Zugänge zur Mitarbeiter App von Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen, gesperrt. So erhalten diese keine internen Informationen mehr, für die sie nicht mehr befugt sind. Zugangs- und Zugriffsschutz gehören zu den wichtigsten Maßnahmen in der Unternehmenssicherheit. Es gibt noch zahlreiche Sicherheitsfunktionen, die für die interne Unternehmenskommunikation von Vorteil sein können. Diese sind aber von Anbieter zu Anbieter verschieden und müssen individuell betrachtet werden.
Anonym chatten mit LOLYO
Die Chat-Funktion, die neben dem News Feed und der Pinnwand zu den drei primären Kommunikationskanälen der LOLYO Mitarbeiter App gehört, stellt eine sichere und DSGVO-konforme Möglichkeit dar, die direkte Kommunikation und den Datenaustausch zwischen den Mitarbeitenden eines Unternehmens zu vereinfachen. LOLYO ergreift alle Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung nach Art 32 DSGVO. Alle Datenverarbeitungstätigkeiten werden ausschließlich innerhalb der EU bzw. des EWR durchgeführt.
Überdies können die Chat-Inhalte nicht von Externen eingesehen werden, weder von LOLYO, noch vom Unternehmen selbst. Die Inhalte des Chat-Verlaufes, sowohl im Einzel- als auch im Gruppen-Chat, können nur von den Chat-Teilnehmern selbst gelesen werden. Auf diese Weise bleibt die Privatsphäre im Chat gewahrt und die Mitarbeitenden können sorgenfrei im Chat miteinander kommunizieren. Dadurch steigt die Motivation, die Chat-Funktion intensiv zu nützen.
Weitere Funktionen der LOLYO Mitarbeiter App finden Sie hier
[newsletter]